Datenschutzerklärung i&k Capture®

Für die i&k software GmbH (nachfolgend „Anbieter“ genannt) steht die Sicherheit und

Vertraulichkeit der Nutzerdaten an erster Stelle. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene

Daten der Nutzer/innen von i&k Capture® (nachfolgend „App“ genannt) ausschließlich

soweit diese zwingend erforderlich sind und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen

insbesondere der DSGVO sowie des BDSG. Im Folgenden legt der Anbieter Art, Umfang

sowie Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten dar.

Personenbezogene Daten: Gem. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO sind „personenbezogene Daten“ alle

Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im

Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person

angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie

einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu

einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der

physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder

sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Verarbeitung: Gem. Art 4 Nr. 2 DSGVO umfasst „Verarbeitung“ jede mit oder ohne Hilfe

automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im

Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die

Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen,

das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine

andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das

Löschen oder die Vernichtung.

Diese Erklärung kann jederzeit, auch ohne bestehende Datenverbindung, in der App

abgerufen werden.

1. Verantwortliche Stelle

Der Verantwortliche gem. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist regelmäßig das Unternehmen, über

welches der Nutzer rechtmäßig seinen Zugang (Lizenz) bereitgestellt bekommt.

Der Anbieter (i&k software GmbH) ist als Auftragsverarbeiter für den Auftraggeber, welcher

i.d.R. der Arbeitgeber der/des Betroffenen ist, tätig. Hierzu haben die Vertragsparteien

insbesondere eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gem. Art. 28 DSGVO

geschlossen.

Da die Software für Unternehmen und öffentliche Institutionen (nachfolgend „Auftraggeber“)

vorgesehen ist, können diese im Rahmen bestehender Berechtigungskonzepte mit der App

verarbeitete personenbezogene Daten i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO einsehen und selbst

weiterverarbeiten.

Für Anliegen zu dem Thema Datenschutz ist vorrangig der Verantwortliche zuständig. Der

Anbieter unterstützt den Verantwortlichen im angemessenen, vertraglichen Umfang bei

Fragen und Anliegen zum Datenschutz. Hierzu kann der Verantwortliche per E-Mail über

datenschutz(at)iuk-software.com Kontakt mit dem Anbieter (Auftragnehmer) aufnehmen.

2. Vertragsbeziehung des Nutzers

Zwischen der/dem einzelnen Nutzer/in und dem Anbieter kommt i.S.d. AVV (Vereinbarung

zur Auftragsverarbeitung) sowie des ergänzenden Lizenzvertrages über die

Reisekostensoftware WinTrip® und der ergänzenden i&k Capture App kein eigenes

Vertragsverhältnis zustande. Ein solches Vertragsverhältnis liegt vielmehr mit dem jeweiligen

Unternehmen bzw. der jeweiligen öffentlichen Institution vor (s.a. Nr. 1 Abs. 2 f.),

welches/welche der einzelnen/dem einzelnen Nutzer/in einen entsprechenden

zweckgebundenen Zugang bereitstellt.

Die/Der Nutzer/in verpflichtet sich bereits mit der Installation der App dazu, diese

ausreichend gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Hierbei ist unter anderem die

Verwendung einer Code-Sperre oder eines Passworts sowie eines aktuellen

Antivirenprogramms für Ihr Endgerät empfehlenswert. Weiterhin ist die Verwendung sicherer

Zugangsdaten und Passwörter zwingend erforderlich. Nur so lässt sich ein möglichst

effektiver Schutz von personenbezogenen Daten gewährleisten.

3. Erhobene und verarbeitete Daten

A. Automatisch erhobene Daten

Während der Nutzung der App erhebt und übermittelt diese automatisch Daten aus

technischen Gründen, die insbesondere zum Zwecke der Aufrechterhaltung der angegebenen

App-Funktionen vorübergehend gespeichert werden.

Dabei können die folgenden personenbezogenen Daten gespeichert werden:

 verwendetes Betriebssystem und Version der App sowie zugewiesene IP-Adresse (IP-

Adresse wird nach 7 Tagen anonymisiert),

 Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

 Menge der übermittelten Daten und

 ggf. sonstige Fehlermeldungen (anonyme Fehlerstatistiken).

Jene Daten werden ausschließlich aus technischen Gründen gespeichert. Eine

personenbezogene Auswertung der erhobenen Daten findet außer bei Verdacht auf

missbräuchliche Nutzung nicht statt. Ebenso werden über diese Daten keine Nutzerprofile

erstellt.

Darüber hinaus kann die/der Nutzer/in selbst über die vorgenommenen Einstellungen Einfluss

auf den Umfang der erfassten und übermittelten Daten nehmen.

B. Vom Nutzer bereitgestellte Daten

Bei der Anmeldung ist die Eingabe der gültigen WinTrip® Login-Daten sowie eine

zusätzliche Kundenkennung erforderlich. Hiermit ist es gleichzeitig möglich, dass die/der

Nutzer/in die gescannten Dokumente in einen Daten-Pool in die i&k Premium Cloud®

hochlädt.

Die mit der App an die i&k Premium Cloud® übermittelten Daten (Reisekostenbelege)

können jedoch gem. Nr. 1 Abs. 3 von dem jeweiligen Auftraggeber eingesehen und auf

Richtigkeit überprüft werden.

4. Zugriffsrechte

Für den Zweck der Nutzung der App sind folgende Nutzungsrechte zwingend erforderlich:

Kamera: Für den Scan von Dokumenten ist ein Zugriff auf die Kamera des verwendeten

Endgeräts zwingend notwendig.

Mobile Daten/W-LAN: Für die Übermittlung und Speicherung der gescannten Dokumente an

die i&k Premium Cloud® wird eine ausreichende, funktionierende Datenverbindung benötigt.

Speicher: Die Dateien werden auf dem lokalen Speicher des mobilen Endgerätes

zwischengespeichert.

Über die vorgenannten Rechte hinaus benötigt die App keine weiteren Zugriffsrechte. Diese

beschränken sich lediglich auf das technisch notwendige Maß. Eine über den beschriebenen

Umfang hinausgehende Verwendung der von der Nutzerin / dem Nutzer eingeräumten

Nutzungsrechte findet nicht statt.

5. Datensicherheit

Sämtliche von der App an die i&k Premium Cloud® übermittelten Daten werden auf Servern

in ISO 27001 zertifizierten Hochleistungsrechenzentren gespeichert, welche sich alle in

Deutschland befinden. Diese haben besonders umfangreiche technisch-organisatorische

Maßnahmen getroffen, um so ein Höchstmaß an Sicherheit der auf den Servern gespeicherten

Daten zu gewährleisten.

Die App kommuniziert jeweils mit einer SSL-Verschlüsselung mit den App-Servern sowie

den jeweiligen WinTrip® Servern.

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Grundsätzlich gibt der Anbieter keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter, sofern dies

nicht aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen oder auf ausdrückliche Weisung des

Auftraggebers erforderlich ist oder in Zukunft wird.

7. Rechte der betroffenen Person

Die betroffene Person hat gegenüber der verantwortlichen Stelle insbesondere folgende

Rechte:

 Recht auf Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten gem. Art. 15 DSGVO

 Recht auf Berichtigung der über sie gespeicherten personenbezogenen Daten gem.

Art. 16 DSGVO

 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) gem. Art. 17 DSGVO

 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art 18 DSGVO

 Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO

 Recht auf Widerspruch nach Art 21 DSGVO

 Widerruf von Einwilligungen

Zusätzlich haben Betroffene das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-

Aufsichtsbehörde über Rechtsverstöße bei der Verarbeitung personenbezogenen Daten durch

die verantwortliche(n) Stelle(n) zu beschweren.

Insbesondere Anträge auf Berichtigung und Löschung können i.d.R. nur entsprechend

gegenüber und durch den Auftraggeber erklärt werden.

8. Löschung von Daten

Soweit die erhobenen und gespeicherten Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr

erforderlich sind, können diese gelöscht werden. Eine Ausnahme besteht jedoch dann, wenn

die Daten aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Die Daten stehen einer

weiteren, über die Bestimmungen des Art. 18 Abs. 2 DSGVO hinausgehenden, Verwendung

nicht mehr zur Verfügung (Einschränkung der Verarbeitung).

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die aktuelle

Fassung der Datenschutzerklärung ist jederzeit in der App unter dem Menüpunkt

„Datenschutz“ einsehbar.

Stand: Juni 2023